Nachdem im ersten Teil auf die grundsätzlichen Ideen dieser Serie eingegangen wurde, soll es jetzt endlich richtig losgehen.
Der Jahresbudgetplaner
Wir beginnen mit den absoluten Grundlagen für jede Finanzentscheidung - einem Jahresbudgetplaner.
In diesem werden idealerweise zu Beginn des Jahres monatsweise die fixen Ein- und Ausgaben festgehalten, so dass man dann bereits weiß, wie hoch der "finanzielle Spielraum" in diesem Jahr sein wird:
Von den zu erwartenden Einnahmen werden die bereits bekannten fixen Ausgaben abgezogen.
Mit dem Rest muss Du auskommen - wenn Du keine Schulden machen möchte. Da die monatlichen Belastungen beispielsweise durch die jährliche Zahlung von Versicherungsbeiträgen oder die Kfz-Steuer mitunter stark schwanken können, schwankt somit auch dieser Spielraum.
Dies ist der erste und wohl wichtigste Schritt, um Deine Finanzen in den Griff zu bekommen.
Ein ähnlich gestricktes Excel-Dokument ist seit meinem Einstieg ins Berufsleben mein treuer Begleiter, dem ich auf einen Blick entnehmen kann, in welchen Monaten mir mehr oder weniger zum Leben bleibt. Zudem kann ich rückblickend über viele Jahre hinweg nachvollziehen, wie sich die Ausgaben für Miete oder Strom verändert haben.
Die Fixkosten
Ein wichtiger mentaler Schritt bei der Erstellung einer Jahresbudgetplanung ist die Beschäftigung mit den Fixkosten.
Dabei sollte jeder Fixkostenpunkt gleichzeitig auch hinterfragt werden: Ist mein Zeitschriftenabo oder die Fitnessstudiomitgliedschaft noch sinnvoll? Sind die Kosten für den Mobilfunkvertrag nicht viel zu hoch? Diese gedanklichen Schritte mache ich mindestens einmal zum Jahresbeginn.
In Excel beziehungsweise LibreOffice Calc werden wir
- uns die Grundstruktur einer "guten" Tabelle ansehen,
- den Unterschied zwischen absolutem und relativem Zellbezug kennenlernen,
- uns aus der Fülle verschiedener Diagrammtypen den richtigen heraussuchen und
- mehrere Tabellenblätter in einer Datei verwenden.
Wenn Du noch nicht viel Erfahrung mit Tabellenkalkulationsprogrammen hast, würde ich Dir raten, gemeinsam mit mir den Jahresbudgetplaner zu erstellen und die dazu notwendigen Schritte durchzuführen.
Am Ende dieses Teils wirst Du die erstellte Tabelle zwar auch herunterladen können, aber learning-by-doing ist immer noch die beste Schule.
Und los geht’s!
Nachdem Du LibreOffice Calc oder Excel gestartet hast, strahlt Dich ein leeres Tabellenblatt an.
In die Kästchen, die sogenannten Zellen, kannst Du Begriffe und Werte eintragen und mit diesen Werten rechnen. Dabei hat jede Zelle einen Namen, der sich wie bei einem Schachbrett aus einem Buchstaben, der die Spalte beschreibt, und einer Zahl, die die Zeile beschreibt, zusammensetzt.
Wenn also im Folgenden von der Zelle C1 die Rede ist, so ist dies die 3. Zelle von links in der ersten Zeile.
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Kategorisierung und Grundstruktur
Ich möchte Dich bitten, Dir nun Gedanken zu Deinen Einnahmen und Ausgaben zu machen, die bei Dir in gleicher Höhe häufiger, also beispielsweise monatlich oder quartalsweise, auftreten.
Dies können zum Beispiel die Miete, Stromkosten, Telefonkosten, GEZ, Gehalt oder Rente sein. Liste alles auf und trage die Kategorien in der Spalte C ab C2 und die Beträge in Spalte E ab E2 ein.
Einnahmen sollten dabei einen positiven Wert haben und Ausgaben einen negativen. In die Felder C1 und E1 notierst Du als Überschrift Kategorien und Betrag. Das Ergebnis könnte also zum Beispiel so aussehen:
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Danach legen wir die Spalten für die einzelnen Monate unterhalb der von Dir aufgelisteten Einnahmen und Ausgaben an.
Bei mir enden diese in Zeile 9, daher beginne ich etwas tiefer in Zeile 13.
Ich reserviere immer 3 Spalten pro Monat, das heißt in Zelle A13 schreibe ich Januar, in Zelle D13 Februar, in Zelle G13 März usw. bis in Zelle AH13 Dezember.
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Wiederholtes Ausfüllen
Anschließend füllen wir die Monate mit Leben: Beginne mit deinem ersten Eintrag der Einnahmen und Ausgaben, der monatlich auftritt – bei mir ist es das Gehalt - und trage den Kategorienamen (hier: Gehalt) als ersten Eintrag in der nächsten Zeile in Spalte C (bei mir C14) ein.
Diesen Eintrag brauchst Du jetzt aber nicht in jedem Monat erneut manuell eingeben – das geht einfacher. Markiere zusätzlich die Zellen links von Deinem Eintrag (also bei mir A14 bis C14).
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In der rechten unteren Ecke der markierten Zellen siehst Du ein schwarzes Kästchen – das sogenannte Ausfüllkästchen. Bewegst Du den Mauszeiger über diese Ecke, verändert sich der Mauszeiger in ein Kreuz.
Klicke das Ausfüllkästchen an und halte die Maustaste gedrückt – bewege nun die Maus bis zur Spalte AJ nach rechts. In jedem dritten Kästchen sollte nun Dein Eintrag (bei mir Gehalt) stehen.
LibreOffice Calc beziehungsweise Excel kopiert einfach die von Dir markierten Inhalte (zwei leere Kästchen und ein Eintrag) und fügt sie immer wieder daneben ein. Das ist sehr praktisch und erspart viel unnötige Tipparbeit.
Als nächstes wollen wir natürlich auch den Wert (bei mir 1800) eintragen. Man könnte jetzt einfach die Zahl in der Spalte B eintragen und sie in die folgenden Monate kopieren. Es gibt allerdings eine andere Möglichkeit, die ich Dir ans Herz legen möchte.
Gib in der Spalte B im Januar nicht den Wert ein, sondern schreibe ein Gleichheitszeichen in das Kästchen und klicke mit der Maus den Wert an, den Du in Deiner Liste angelegt hast (bei mir die Zelle E2).
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Drücke anschließend auf der Tastatur die Eingabetaste (Return-/Enter-Taste) und der Wert erscheint in der Zelle (bei mir B14). Warum mache ich das so kompliziert? Ich hätte doch auch gleich die Zahl eingeben können.
Nun, wir wollen die Tabelle so anlegen, dass Du später nur an einer Stelle Deine festen Einnahmen und Ausgaben einzutragen brauchst.
Wenn sich dieser Wert irgendwann mal ändert, dann ändern sich automatisch für alle Monate die Einträge in der Tabelle mit.
Das ist viel leichter, als später in jeder Monatsspalte die Zahl ändern zu müssen. Diese Art, auf den Inhalt einer anderen Zelle zuzugreifen, nennt man einen Zellbezug.
Jetzt kopieren wir aber wieder die drei Zellen A14 bis C14, indem wir sie erst markieren und dann das Ausfüllkästchen bis in die Spalte AJ nach rechts ziehen. Hast Du es ausprobiert? Hat es funktioniert? Wenn Du die Tabelle so wie beschrieben angelegt hast, solltest Du statt der erwarteten Zahl in den Spalten E, H, K usw. nur eine 0,00 sehen. Wie kann das sein?
Das liegt an einer wichtigen und häufig auch sehr praktischen Art, wie Tabellenkalkulationsprogramme mit den Zellbezügen arbeiten. Sie merken sich die Zellen, auf die verwiesen wird, relativ zu der Zelle, in der der Zellbezug steht. Im Klartext heißt das: Steht in der Zelle B14 der Inhalt =E2, so merkt sich das Programm:
"Ah, ich finde den Inhalt, indem ich 12 Zellen nach oben und dann 3 Zellen nach rechts gehe."
Dieses Verfahren nennt sich relativer Zellbezug. Wir werden die Vorzüge dieses Zellbezugs noch kennenlernen.
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Und warum tauchen jetzt überall die Werte 0,00 auf? Nun, in die Zelle E14 wurde auch der Zellbezug kopiert, das heißt mit dem Inhalt
"Ah, ich finde den Inhalt, indem ich 12 Zellen nach oben und dann 3 Zellen nach rechts gehe."
- bei mir also H2.
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Und da in Zelle H2 nichts steht, zeigt das Programm 0,00 an. Wie können wir das Problem lösen?
Ganz einfach: Indem wir aus dem relativen Zellbezug (=E2) einen absoluten Zellbezug machen. Dazu müssen wir vor dem Buchstaben der Spalte und vor der Zahl der Zeile jeweils ein $-Zeichen einfügen, also E2 in $E$2 ändern.
Dann merkt sich die Tabellenkalkulation nämlich nur den Bezug auf genau diese eine Zelle und beim Kopieren bleibt der Bezug exakt so erhalten.
Das Probieren wir gleich aus, indem wir in B14 den Inhalt =$E$2 eintragen und wieder wie oben beschrieben das Ausfüllkästchen bis zur Spalte AJ nach rechts ziehen. Jetzt verweisen alle Zellen, in denen soeben noch 0,00 stand, auf die Zelle E2 und wir erhalten den Wert 1800,00 in allen Monaten.
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Damit ist der erste monatlich wiederkehrende Wert nun eingetragen. Jetzt können wir für alle weiteren monatlich wiederkehrenden Werte genauso verfahren: Trage sowohl die Kategorienamen als auch die absoluten Zellbezüge auf die Werte zunächst im Januar ein.
Kleiner Profi-Tipp
Du musst die beiden Dollarzeichen nicht von Hand eintippen. Wenn Du die Zelle, auf die Du Bezug nimmst, durch Anklicken eingibst, kannst Du anschließend einfach Shift-F4 drücken und die Dollarzeichen erscheinen ohne weitere Eingabe.
Wenn Du fertig bist, sollte der Januar ähnlich wie bei mir aussehen. Beachte: GEZ wird nur quartalsweise bezahlt und taucht daher hier noch nicht auf. Man kann jetzt den ganzen Monat markieren und die Inhalte für die folgenden elf Monate mit dem Ausfüllkästchen nach rechts ziehen und damit kopieren.
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Nachdem alle monatlichen Einnahmen und Ausgaben erfasst sind, können nun die vierteljährlichen und halbjährlichen Vorgänge eingetragen werden.
Am Beispiel der GEZ-Gebühren soll dies kurz gezeigt werden. Diese Gebühren werden vierteljährlich im Januar, April, Juli und Oktober bezahlt. Daher tragen wir den Wert im Januar ein und markieren die Monate Januar bis März.
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Da auch die beiden Monate Februar und März (ohne eine Abbuchung) markiert sind, werden beim Kopieren mit dem Ausfüllkästchen auch immer ein Monat mit und anschließend zwei Monate ohne Abbuchung kopiert.
Entsprechend kann nun auch mit anderen regelmäßigen Einnahmen und Ausgaben in den folgenden Zeilen verfahren werden.
Nachdem wir nun alle regelmäßigen Kontobewegungen eingetragen haben, fügen wir noch die jährlichen Einnahmen und Ausgaben, wie Kfz-Steuer und -Versicherung und andere jährliche Versicherungsbeiträge, hinzu.
Bei mir treten diese hauptsächlich im Januar, Juli und Dezember auf, so dass der Januar etwa so aussehen könnte:
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Das Auge isst mit
Wie man auf dem letzten Screenshot gut erkennt, reichen lange Einträge über die Zellen seitlich hinaus. Um die Tabelle leserlicher zu gestalten, passen wir die Spaltenbreiten an den Text an. Dies ist auf verschiedene Weise möglich:
Bewegt man den Mauszeiger zwischen die Spaltenbeschriftungen (also beispielsweise zwischen C und D), ändert sich der Mauszeiger zu einer senkrechten Linie mit zwei Pfeilen nach rechts und links. Sobald der Mauszeiger diese Form annimmt, kann mit gedrückter Maustaste die Breite durch Mausbewegung nach rechts und links beliebig verstellt werden.
Führt man einen Doppelklick aus, wenn der Mauszeiger seine Form verändert hat, stellt das Programm automatisch eine "optimale" Breite ein.
Möchte man die optimale Breite im gesamten Dokument einstellen, sollte zunächst das ganze Dokument markiert werden, indem man Strg-A an der Tastatur eingibt. Anschließend kann der Doppelklick zwischen zwei beliebigen Spaltenbeschriftungen durchgeführt werden.
Nachdem Du die Spaltenbreiten angepasst hast, sieht das Dokument schon etwas übersichtlicher aus:
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Um die Übersichtlichkeit noch weiter zu erhöhen, kannst Du die Monatsnamen über jeweils drei Spalten zentrieren.
Markiere also die Zelle mit dem Monatsnamen Januar in Spalte A und zusätzlich die beiden Zellen in den Spalten B und C daneben und rufe dann über einen Rechtsklick auf die markierten Zellen das Kontextmenü auf. Klicke auf "Zellen verbinden" und fasse damit die drei Zellen zu einer Zelle zusammen.
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Überschüsse und Defizite
Jetzt sind alle Daten festgehalten und wir können uns für jeden Monat ausrechnen lassen, wie viel Geld in der Summe noch ausgegeben oder angelegt werden kann.
Dazu möchte ich unterhalb des Monatsnamens den Saldo ausgeben lassen. Im Moment ist da noch kein Platz, deshalb fügen wir zwei Leerzeilen unterhalb des Monatsnamens ein.
Durch Anklicken der Zeilenbeschriftung (bei mir 14 und 15) am linken Rand der Tabelle werden die kompletten Zeilen markiert und über das Kontextmenü (Rechtsklick) können Zeilen oberhalb der markierten Zeilen eingefügt werden.
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In den neuen leeren Feldern unterhalb der Monatsnamen sollen nun die Überschüsse/Defizite berechnet werden. Dazu kann beispielsweise im Januar im Feld B14 die Summe aus allen Januar-Einnahmen und -Ausgaben gebildet werden.
Würdest Du ausführlich rechnen, so könntest Du in meinem Beispiel in das Feld B14 eingeben: =B16+B17+B18+B19+B20+B21+B22+B23+B24+B25+B26
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Etwas einfacher geht es mit der SUMME()-Funktion. Dazu gibst Du im Feld B14 ein: =SUMME(
Nachdem Du die öffnende Klammer eingegeben hast, kannst Du den Bereich mit der Maus markieren, über den die Summe gebildet werden soll – hier also der Bereich von B16 bis B26.
Wer davon ausgeht, dass er später noch weitere Werte eingeben wird, kann den Bereich aber auch gleich großzügiger auswählen, also beispielsweise B16 bis B36. Abschließend solltest Du noch die schließende Klammer hinzufügen: =SUMME(B16:B36)
Der Doppelpunkt in der Funktion gibt an, dass es sich hier um einen Bereich (von B16 bis B36) handelt.
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Im Januar bleibt mir mit diesen Einnahmen und Ausgaben demnach noch ein Betrag von 127,52 Euro zum Kauf aller weiteren Dinge des täglichen Lebens – das wird eng werden.
Hoffen wir mal, dass es in den nächsten Monaten besser aussieht. Um das herauszufinden, können wir wieder die drei Zellen A14 bis C14 markieren und über das Ausfüllkästchen nach rechts bis zum Dezember (Spalte AJ) kopieren:
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Ist dir etwas aufgefallen? Wir haben dieses Mal in der Spalte B gar nicht die Dollarzeichen bei den Zellen B16:B36 benutzt! Schau Dir mal an, was in der Summe in Spalte E steht: =SUMME(E16:E36)
Da wir keine Dollarzeichen verwendet haben, werden die relativen Zellbezüge verwendet, das heißt in Spalte B wurden "die 20 Zellen addiert, die zwei Zellen unter der Zelle B14 beginnen".
Deshalb werden in der Spalte E auch wieder "die 20 Zellen addiert, die zwei Zellen unter der Zelle E14 beginnen". Du siehst, hier ist der relative Zellbezug genau das, was wir haben wollten. Nur so werden beim Rechnen immer die Zahlen aus der jeweiligen Spalte addiert.
In den Folgemonaten ist in meinem Beispiel wieder etwas mehr finanzieller Spielraum. Aber wie sieht es nun im gesamten Jahr aus? Dazu bilden wir die Summe über alle Monatssalden und tragen diese in Zelle AL14 ein: =SUMME(A14:AK14)
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Damit ist klar: Über das komplette Jahr gesehen hat die Person aus meinem Beispiel noch einen finanziellen Spielraum von rund 6.600 Euro, also im Mittel rund 550 Euro pro Monat.
Diagramme, Diagramme, Diagramme
Eine grafische Übersicht über die einzelnen Monate wäre jetzt noch schön, denn ein Bild sagt oftmals mehr als tausend Worte beziehungsweise Zahlen.
In Calc beziehungsweise Excel können wir hierzu Diagramme verwenden. Diese erstellen wir am einfachsten, indem wir zunächst die Zellen mit den darzustellenden Daten markieren.
Hier markieren wir also die Monatsnamen und die Monatssalden, das heißt die zwei Zeilen mit dem Bereich von A13 bis zu AJ14. Anschließend klicken wir auf das kleine Diagramm-Symbol im Menü:
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Der Diagramm-Assistent öffnet sich und gleichzeitig eine Vorschau auf das jeweils resultierende Diagramm.
Im Diagramm-Assistenten können wir zunächst zwischen verschiedenen Diagrammtypen auswählen. Es gibt eine Vielzahl von Diagrammtypen – die für uns wichtigsten sind das Säulendiagramm, das Kreisdiagramm, das Liniendiagramm und das XY-Diagramm. Jedes hat seine Vorzüge und wird im Laufe dieser Serie für verschiedene Zwecke eingesetzt werden.
Soll das Hauptaugenmerk auf den absoluten Werten für verschiedene Zeitspannen liegen, bietet sich das Säulendiagramm an. Ein Beispiel dafür ist die monatliche Auflistung des Stromverbrauchs.
Das Kreisdiagramm findet üblicherweise Anwendung, wenn die prozentuale Aufteilung einer Gesamtmenge verdeutlicht werden soll. Die Sitzverteilung im Bundestag ist dafür ein typisches Beispiel.
Mit dem XY-Diagramm und dem Liniendiagramm lassen sich Verläufe und Tendenzen besonders gut darstellen. Das können zum Beispiel Kursverläufe von Wertpapieren sein.
Für unser Beispiel der monatlichen Salden bietet sich das Säulendiagramm an. Mit Hilfe des Diagramm-Assistenten lassen sich zusätzlich zur Festlegung des Diagrammtyps weitere Beschriftungen einfügen und eine Legende ein- und ausschalten. Man erreicht diese Einstellungsmöglichkeiten über den Weiter-Button.
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Mit "Fertigstellen" wird das Diagramm schließlich in das Dokument eingefügt.
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Schiebe Dir das Diagramm an eine freie Stelle im Dokument (Beispielsweise neben die Liste der Einnahmen und Ausgaben) und stelle die für Dich passende Größe ein.
Jetzt haben wir eine gute Übersicht über die Finanzlage bekommen. An dieser Stelle überlasse ich es Dir, das Ergebnis noch ein wenig an Deine Bedürfnisse anzupassen. Du kannst die Optik beispielsweise mit ein paar Umrandungen oder dem Einfärben von Zellen verbessern.
Sortieren und Ordnen
Nun fragst Du Dich vielleicht, warum ich jeweils eine Spalte vor den monatlichen Zahlungen leer gelassen habe.
Wenn Du magst, kannst Du hier noch den Tag eintragen, an dem die Buchung im jeweiligen Monat erfolgt ist, und anschließend die Daten zeitlich sortieren. Dazu musst Du beispielsweise im Januar die Spalte A ausfüllen (also beispielsweise den 1. für die Mietzahlung usw.) und danach alle Einträge in einem Monat markieren. Anschließend stellst Du über das Menü "Daten" → "Sortieren…" die Sortierung ein.
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Wir sortieren dazu den markierten Bereich nach dem Tag in Spalte A in aufsteigender Reihenfolge, so dass der 1. Januar ganz oben und alle weiteren Einträge zeitlich darunter angeordnet werden.
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Ein Jahr – ein Blatt
Abschließend geben wir dem Tabellen-Blatt noch einen passenderen Namen geben – im Moment heißt es Tabelle1. Mit einem Doppelklick auf diesen Namen lässt er sich beispielsweise auf die Jahreszahl (hier: 2016) umbenennen.
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Dies hat den Vorteil, dass man sein Jahresbudget am Ende des Jahres einfach in ein neues Tabellenblatt kopieren kann und somit eine Historie über viele Jahre in einem Dokument verwalten kann.
Die Tabellenblätter lassen sich über einen Rechtsklick auf den Tabellenblattnamen kopieren und vor jedem Tabellenblatt mit neuem Jahresnamen einfügen.
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Damit haben wir bereits unser erstes Dokument gemeinsam erstellt. Es kann Dir eine gute Übersicht über Deine finanziellen Möglichkeiten bieten.
Du kannst es im Laufe des Jahres natürlich auch um weitere bevorstehende Zahlungen erweitern – so trage ich zum Beispiel die bevorstehende Kreditkartenabbuchung für das Monatsende immer dann ein, wenn ich die entsprechende Rechnung einige Wochen zuvor erhalte.
Oder Du markierst alle bereits abgebuchten Werte in einer anderen Farbe und siehst so auf einen Blick, welche Werte bis zur nächsten Gehaltszahlung noch berücksichtigt werden müssen.
Im nächsten Teil wenden wir den Blick auf den Bereich der Vermögensbildung, das heißt wir erstellen ein "Finanzcockpit", das uns einen schnellen Überblick über alle unsere investierten Gelder bieten wird. Dabei lernst Du, wie man in Tabellenkalkulationsprogrammen weitere Berechnungen vornimmt und (Kurs-)Daten aus dem Internet importiert und weiterverarbeitet.
Den in diesem Teil erstellten Jahresbudgetplaner findest Du hier als ZIP-Archiv zum Download.
Alle Teile dieses Kurses
- Teil 1 - geht das nicht auch anders?
- Teil 2 – Der Jahresbudgetplaner
- Teil 3 – Das Finanzcockpit (Basisversion)
- Teil 4 – Das Finanzcockpit (Vollversion)